1. Prezentare Generală
Modulul de Gestionare Reparații (accesibil din meniu ca Intrări) este inima platformei gsmOS.
Aici gestionezi toate intrările în service, de la primirea dispozitivului până la predarea acestuia clientului.
Fiecare reparație primește automat un cod unic de 6 caractere (ex: ABC123) pentru identificare rapidă.
Ce oferă modulul: formular rapid în 4 pași (Quick Repair Wizard), statusuri clare pentru fiecare stadiu,
filtrare și căutare, piese înlocuite (inclusiv comandă piese din reparație), fotografii, semnături electronice,
buton WhatsApp pentru mesaje rapide, SMS automat (opțional), generare documente și link-uri live – pagini dedicate clienților unde pot vedea statusul și semna documente.
2. Crearea unei Reparații (Quick Repair Wizard)
Wizard Rapid în 4 Pași
Click pe "Reparație Nouă" din pagina Intrări sau din butonul rapid din navbar. Se deschide wizard-ul:
- Pasul 1 – Client:
- Caută un client existent după nume/telefon sau selectează din listă
- Pentru client nou: completează nume, telefon, email (opțional)
- Sursa client (opțional): de unde a venit (recomandare, Google, etc.)
- Pasul 2 – Dispozitiv:
- Categoria: Telefon, Drone, Televizor, Laptop, Tabletă, Aspirator Robot, Boxe Portabile, Calculator, Monitor, Alte Electronice
- Brand și model (cu autocomplete)
- IMEI, cod de deblocare (opțional)
- Tehnician asignat (opțional)
- Pasul 3 – Defect și Observații:
- Defect raportat de client
- Categoria reparație: SOFTWARE, DISPLAY, BATERIE, MUFA DE ÎNCĂRCARE, CAMERE, PLACĂ DE BAZĂ etc.
- Pasul 4 – Costuri (opțional):
- Cost estimativ, taxă constatare, avans încasat
- Data estimată de finalizare, zile garanție
Notă: La salvare, sistemul generează automat codul unic (ex: ABC123). Poți folosi tasta Enter pentru a trece rapid la pasul următor. Dacă introduci un telefon sau email care există deja la un client, platforma te întreabă dacă vrei să folosești acel client.
3. Sistemul de Statusuri
Statusuri Standard
Platforma folosește statusuri clare și consistente:
- Receptionat – Dispozitivul a fost primit (status inițial)
- În Diagnostic – Se analizează problema
- Diagnostic Finalizat – Diagnosticul e gata; poți introduce defectul constatat și costul estimativ
- În Așteptare Piese – Se așteaptă piese de schimb
- În Reparație – Reparația este în curs
- Pregătit pentru Ridicare – Dispozitivul e gata; la trecerea la acest status, un pop-up te întreabă dacă reparația a fost Finalizată sau Eșuată – alegerea determină în ce tab va apărea reparația (Predat Finalizat / Predat Eșuat)
- Predat – Reparația a fost predată clientului
Tab-urile Predat Finalizat și Predat Eșuat permit filtrarea rapidă după rezultat.
Cum schimbi statusul – 3 moduri
1. Direct pe card – Bară de progres: Fiecare card de reparație are o bară cu pașii: Receptionat → În Diagnostic → Diagnostic Finalizat → În Așteptare Piese → În Reparație → Pregătit pentru Ridicare → Predat. Click pe un pas viitor (cel cu cerc gri) pentru a avansa direct la acel status. Nu trebuie să deschizi reparația.
2. Direct pe card – Butonul „Avansează”: Sub bara de progres apare un buton care avansează la următorul status (ex: de la „Receptionat” la „În Diagnostic”). Un singur click și confirmarea din pop-up – statusul se actualizează.
3. Din panoul de detalii: Click pe reparație pentru a o deschide, apoi selectează noul status din meniul dropdown și confirmă. Util când vrei să vezi sau editezi alte informații în același timp.
La trecerea în Pregătit pentru Ridicare, un pop-up te întreabă dacă reparația a fost finalizată cu succes sau eșuată – alegerea determină în ce tab va apărea reparația. Fiecare schimbare este salvată în istoric cu data și utilizatorul.
4. Deschiderea și Editarea unei Reparații
Click pe orice reparație din listă pentru a deschide panoul de detalii. Aici vezi tot: client, dispozitiv, defect, costuri, piese, fotografii, documente și istoric. Poți edita majoritatea câmpurilor direct din panou. Toate modificările sunt înregistrate în Istoric – vezi cine a făcut ce și când.
Adăugarea Pieselor
- Deschide reparația din listă
- Accesează secțiunea "Piese Înlocuite"
- Click "Adaugă Piesă" și completează: nume piesă, furnizor, cost achiziție, preț vânzare către client, număr factură, zile garanție
- Din stoc: Dacă ai modulul Stoc activ, poți alege piese din inventar – cantitatea se scade automat
- Comandă piese: Dacă nu ai piesa în stoc, poți crea o comandă direct din reparație. Comanda se adaugă în modulul Comenzi și poate fi expediată prin Ecolet (Fan, DPD, Cargus etc.). Când piesa ajunge, o asociezi reparației
Returnarea Pieselor
Dacă o piesă trebuie returnată la furnizor (defectă, greșită etc.), folosește butonul "Returnează Piesă", completează motivul și data. Piesa va fi marcată ca returnată și nu va mai intra în costul reparației.
6. Fotografii
Până la 4 Fotografii
Poți adăuga până la 4 fotografii per reparație (max 5MB fiecare, JPG sau PNG):
- Deschide reparația
- În panoul de detalii, găsești secțiunea "Fotografii"
- Click "Adaugă Fotografie" și selectează imaginea din calculator sau telefon
De ce sunt utile: documentezi starea dispozitivului la primire, progresul reparației și ai dovezi în caz de dispute cu clientul sau furnizorul.
7. Link-uri Live – Pagina Clientului
Ce sunt Link-urile Live
Fiecare reparație are un link public unic (ex: gsmos.ro/public/repair/ABC12/XYZ789) pe care îl trimiți clientului. Clientul deschide link-ul pe telefon sau calculator – fără cont, fără parolă – și accesează o pagină dedicată reparației sale. Este una dintre cele mai importante funcții ale platformei.
Ce vede clientul pe Link-ul Live
- Cod reparație și status curent (cu bară de progres vizuală)
- Informații dispozitiv: brand, model, IMEI, serie, culoare
- Defect raportat și descrierea lucrărilor
- Cost estimativ și cost final (când e cazul)
- Date: primire, completare, predare, garanție
- Piese înlocuite – lista cu furnizori și costuri
- Fotografii reparație – galerie cu zoom (dacă ai adăugat poze)
- Butoane contact: Sună service, WhatsApp – pentru apel rapid
Informațiile se actualizează în timp real – când schimbi statusul, costurile sau adaugi fotografii, clientul vede modificările imediat.
Ce poate face clientul – Semnături și Acțiuni
Pe link-ul live, clientul nu doar vede informațiile – poate și semnă documente electronic, direct pe ecran (deget sau mouse). Nu trebuie să fie autentificat. Semnătura este salvată cu ID unic, IP și dată.
- Fișă de Recepție – semnează la primirea dispozitivului (termeni și condiții Art. 1–12, GDPR)
- Fișă de Constatare – după Diagnostic Finalizat: acceptă sau refuză diagnosticul și costul estimativ. La acceptare, semnează; la refuz, poate adăuga motiv
- Fișă de Predare (reparat) – când ridică dispozitivul reparat cu succes
- Fișă de Predare (nereparat) – când ridică dispozitivul fără reparație (prea scump, piese indisponibile etc.)
După semnare, clientul poate primi automat SMS sau email de confirmare. Tu primești notificare în platformă că documentul a fost semnat.
Cum partajezi Link-ul Live
- Copiază link-ul din panoul reparației (buton „Copiază Link” sau „Link Public”)
- Trimite prin SMS – dacă ai SMS Gateway (SendSMS sau SMSGate), poți trimite link-ul direct din reparație cu un click
- Trimite pe WhatsApp – apasă manual butonul WhatsApp de pe cardul reparației; se deschide WhatsApp cu mesajul pre-completat (inclusiv link-ul); trimiți tu mesajul
- Cod QR în documente – documentele generate (Fișă Recepție, Proces Verbal) includ cod QR; clientul scanează cu telefonul și ajunge direct pe link-ul live
- Email – incluzi link-ul în orice email către client
Pentru detalii complete, template personalizat și variabile disponibile, vezi Ghidul Link-uri Publice.
8. Semnături Electronice – Rezumat
Cele 4 documente semnabile (Recepție, Constatare, Predare reparat, Predare nereparat) sunt accesibile clientului prin Link-ul Live. Din platformă poți copia link-ul, trimite SMS cu link-ul sau genera documente cu cod QR. Vezi secțiunea Link-uri Live de mai sus.
9. Costuri și Structura de Prețuri
Cost Estimativ vs Cost Final
- Cost Estimativ – suma pe care i-o spui clientului la primire (poate fi introdusă în wizard sau la "Diagnostic Finalizat")
- Cost Final – costul real al reparației (piese + manoperă + taxe). Se introduce când predai dispozitivul și marchezi reparația ca finalizată
- Taxă constatare – dacă clientul nu continuă reparația după diagnostic
- Avans încasat – suma luată la primire
- Structura pricing – manoperă, piese, taxă diagnostic, discount, TVA. Totalul se calculează automat
- Costing – costurile reale (achiziție piese, manoperă) pentru analiza profitului în rapoarte
La trecerea în Pregătit pentru Ridicare, când alegi "Finalizat", un formular te ghidează să introduci costul final, reparațiile efectuate și alte detalii.
10. Notificări WhatsApp și SMS
WhatsApp – Manual
WhatsApp nu trimite mesaje automat. Pe fiecare card de reparație există un buton WhatsApp. Când apeși pe el, se deschide aplicația WhatsApp (sau wa.me) cu un mesaj pre-completat (cod reparație, status, cost, link live etc.). Tu trimiți manual mesajul clientului. Util pentru comunicare rapidă și personalizată.
SMS – Automat (opțional)
Doar SMS-urile pot fi trimise automat la schimbarea statusului. Când avansezi o reparație (ex: la Pregătit pentru Ridicare), poți bifa „Trimite SMS clientului” – dacă ai configurat un gateway SMS, mesajul se trimite automat.
Cum configurezi SMS-ul automat:
- Integrare platformă (SendSMS) – serviciu contra cost, configurat în Setări
- SMSGate – aplicație Android instalată pe un telefon ca server SMS; trimite SMS-uri prin rețeaua mobilă
Poți seta template-uri personalizate per status în Setări. De asemenea, poți trimite manual un SMS cu link-ul de semnare din reparație – buton „Trimite SMS” lângă documentele de semnat.
11. Post-it-uri Digitale și Istoric
Post-it-uri digitale – note rapide asociate reparației (ex: "Sună clientul mâine", "Așteaptă aprobare cost"). Le vezi în panoul de detalii și te ajută să nu uiți acțiuni importante.
Istoric modificări – fiecare schimbare (status, cost, piese, date) este înregistrată cu data, ora și utilizatorul. Poți vedea exact ce s-a întâmplat și când.
12. Filtrare și Căutare
Cum găsești rapid o reparație
- Tab-uri status – Click pe "Receptionat", "În Diagnostic", "Predat Finalizat" etc. pentru a vedea doar reparațiile din acel stadiu
- Categorie dispozitiv – Filtrează după Telefon, Drone, Laptop, Tabletă etc.
- Căutare – Scrie în bara de căutare: codul reparației (ex: ABC123), numele clientului sau modelul dispozitivului
Filtrele se pot combina – ex: "Predat Finalizat" + "Telefon" + căutare "Samsung".
13. Generarea Documentelor
Pentru fiecare reparație poți genera:
- Fișă de Recepție – cu semnătură electronică
- Fișă de Constatare – acceptare diagnostic și cost
- Fișă de Predare – reparat sau nereparat
- Certificat Garanție – pentru reparațiile cu garanție
- Documente personalizate – șabloane create de tine
Din panoul de detalii al reparației, click pe "Generează Document" și alege tipul. Documentul se deschide în tab nou (PDF) și poți să-l printezi sau să-l trimiți clientului. Pentru detalii complete, vezi Ghidul Generare Documente.
14. Retur Garanție și Reparații Eșuate
Retur garanție: Dacă o reparație predată revine în garanție (aceeași problemă sau alta), creezi o reparație nouă și o marchezi ca "Retur Garanție" – o legi de reparația originală. Sistemul știe că e în garanție și o tratează corespunzător în rapoarte.
Reparații eșuate: Când clientul ridică dispozitivul fără reparație (prea scump, piese indisponibile, nu merită etc.), la trecerea în Pregătit pentru Ridicare alegi "Eșuat". Reparația apare în tab-ul "Predat Eșuat" și folosești Fișa de Predare (nereparat) pentru semnătură.
15. Sfaturi și Best Practices
Sfaturi pentru Gestionare Eficientă
- Folosește Quick Repair Wizard pentru intrări rapide
- Actualizează statusul regulat – clienții pot urmări progresul prin link public
- Documentează defectul constatat la "Diagnostic Finalizat"
- Folosește semnăturile electronice la recepție și predare pentru protecție legală
- Comandă piese direct din reparație când ai nevoie de aprovizionare
- Adaugă fotografii pentru a documenta starea dispozitivului
- Asignează tehnicianul pentru rapoarte și KPI-uri
Atenție
- Codurile de reparație sunt unice și nu pot fi modificate după creare
- La trecerea în Pregătit pentru Ridicare, trebuie să alegi explicit dacă reparația a fost finalizată sau eșuată – alegerea afectează rapoartele și statisticile
- Documentele generate (PDF) rămân în arhivă chiar dacă ștergi reparația
- Fotografiile ocupă spațiu – recomandăm maxim 4 per reparație
16. Link-uri Utile