Gestionare Reparații

Prezentare Generală

Modulul de Gestionare Reparații (meniu Reparații, rută /entries) este inima platformei gsmOS.

Aici gestionezi toate intrările în service, de la primirea dispozitivului până la predarea acestuia clientului.

Fiecare reparație primește automat un cod unic de 6 caractere (ex: ABC123) pentru identificare rapidă.

Ce oferă modulul: formular rapid în 4 pași (Quick Repair Wizard), statusuri clare pentru fiecare stadiu,

filtrare și căutare, piese înlocuite (inclusiv comandă piese din reparație), fotografii, semnături electronice,

buton WhatsApp pentru mesaje rapide, SMS automat (opțional), generare documente și link-uri live – pagini dedicate clienților unde pot vedea statusul și semna documente.

Crearea unei Reparații (Quick Repair Wizard)

Wizard Rapid în 4 Pași

Click pe "Reparație Nouă" din pagina Reparații sau din meniul rapid (+) din navbar. Se deschide wizard-ul:

• Pasul 1 – Client: Caută un client existent după nume/telefon sau selectează din listă
• Pentru client nou: completează nume, telefon, email (opțional)
• Sursa client (opțional): de unde a venit (recomandare, Google, etc.)
• Pasul 2 – Dispozitiv: Categoria: Telefon, Drone, Televizor, Laptop, Tabletă, Aspirator Robot, Boxe Portabile, Calculator, Monitor, Alte Electronice
• Brand și model (cu autocomplete)
• IMEI, cod de deblocare (opțional)
• Tehnician asignat (opțional)
• Pasul 3 – Defect și Observații: Defect raportat de client
• Categoria reparație: SOFTWARE, DISPLAY, BATERIE, MUFA DE ÎNCĂRCARE, CAMERE, PLACĂ DE BAZĂ etc.
• Pasul 4 – Costuri (opțional): Cost estimativ, taxă constatare, avans încasat
• Data estimată de finalizare, zile garanție

Notă: La salvare, sistemul generează automat codul unic (ex: ABC123). Poți folosi tasta Enter pentru a trece rapid la pasul următor. Dacă introduci un telefon sau email care există deja la un client, platforma te întreabă dacă vrei să folosești acel client.

Sistemul de Statusuri (2026)

Statusuri standard (workflow fix)

Ordinea pe card și în platformă:

1. Recepționat – dispozitiv primit
2. În Diagnostic
3. Diagnostic Finalizat – formular defect constatat + cost estimativ
4. În Așteptare Piese
5. În Reparație
6. Pregătit pentru Ridicare – alegi Finalizat sau Eșuat
7. Predat – predare; poate cere IMEI și costuri

Filtrare: chips sus în /entries (statusuri active + Predat Finalizat + Predat Eșuat). Culori personalizabile în Setări → Statusuri.

Schimbare status — direct pe card (principal)

Nu se schimbă statusul din modalul de detalii. Pe fiecare card:

• Bara de progres (Primit → Diagn. → … → Predat): click pe orice pas viitor (cerc gri) pentru a sări la acel status.
• Buton avansare (sub bară): doar la următorul pas.

La fiecare avansare: pop-up „Confirmi avansarea statusului?” + bifă Trimite SMS clientului + Confirmă/Anulează.

Sări direct la „Predat”

Da. Click pe pasul Predat din bara cardului. După confirmare:

• sari peste mai mulți pași → formular combinat (diagnostic + Finalizat/Eșuat + eventual IMEI);
• fără rezultat setat → alegi Finalizat vs Eșuat, apoi completări;
• apare în tab Predat Finalizat sau Predat Eșuat după rezultat.

Alte moduri

• Editează pe card → modal cu dropdown Status → Actualizează.
• Detalii (click pe card): doar vizualizare — fără dropdown status.

Deschiderea și Editarea unei Reparații

Detalii = vizualizare. Editează pe card = modificări (inclusiv status). Istoricul înregistrează fiecare schimbare.

Adăugarea Pieselor

• Deschide reparația din listă
• Accesează secțiunea "Piese Înlocuite"
• Click "Adaugă Piesă" și completează: nume piesă, furnizor, cost achiziție, preț vânzare către client, număr factură, zile garanție
• Din stoc: Dacă ai modulul Stoc activ, poți alege piese din inventar – cantitatea se scade automat
• Comandă piese: Dacă nu ai piesa în stoc, poți crea o comandă direct din reparație. Comanda se adaugă în modulul Comenzi și poate fi expediată prin Ecolet (Fan, DPD, Cargus etc.). Când piesa ajunge, o asociezi reparației
• Comandă accesorii: În Comenzi poți crea și comenzi de tip Accesoriu (husă, cablu, încărcător etc.); acestea nu pot fi transformate în reparație, spre deosebire de comanda de piesă.

Returnarea Pieselor

Dacă o piesă trebuie returnată la furnizor (defectă, greșită etc.), folosește butonul "Returnează Piesă", completează motivul și data. Piesa va fi marcată ca returnată și nu va mai intra în costul reparației.

Fotografii

Până la 4 Fotografii

Poți adăuga până la 4 fotografii per reparație (max 5MB fiecare, JPG sau PNG):

• Deschide reparația
• În panoul de detalii, găsești secțiunea "Fotografii"
• Click "Adaugă Fotografie" și selectează imaginea din calculator sau telefon

De ce sunt utile: documentezi starea dispozitivului la primire, progresul reparației și ai dovezi în caz de dispute cu clientul sau furnizorul.

Link-uri Live – Pagina Clientului

Ce sunt Link-urile Live

Fiecare reparație are un link public unic (ex: gsmos.ro/public/repair/ABC12/XYZ789) pe care îl trimiți clientului. Clientul deschide link-ul pe telefon sau calculator – fără cont, fără parolă – și accesează o pagină dedicată reparației sale. Este una dintre cele mai importante funcții ale platformei.

Ce vede clientul pe Link-ul Live

• Cod reparație și status curent (cu bară de progres vizuală)
• Informații dispozitiv: brand, model, IMEI, serie, culoare
• Defect raportat și descrierea lucrărilor
• Cost estimativ și cost final (când e cazul)
• Date: primire, completare, predare, garanție
• Piese înlocuite – lista cu furnizori și costuri
• Fotografii reparație – galerie cu zoom (dacă ai adăugat poze)
• Butoane contact: Sună service, WhatsApp – pentru apel rapid

Informațiile se actualizează în timp real – când schimbi statusul, costurile sau adaugi fotografii, clientul vede modificările imediat.

Ce poate face clientul – Semnături și Acțiuni

Pe link-ul live, clientul nu doar vede informațiile – poate și semnă documente electronic, direct pe ecran (deget sau mouse). Nu trebuie să fie autentificat. Semnătura este salvată cu ID unic, IP și dată.

• Fișă de Recepție – semnează la primirea dispozitivului (termeni și condiții Art. 1–12, GDPR)
• Fișă de Constatare – după Diagnostic Finalizat: acceptă sau refuză diagnosticul și costul estimativ. La acceptare, semnează; la refuz, poate adăuga motiv
• Fișă de Predare (reparat) – când ridică dispozitivul reparat cu succes
• Fișă de Predare (nereparat) – când ridică dispozitivul fără reparație (prea scump, piese indisponibile etc.)

După semnare, clientul poate primi automat SMS sau email de confirmare. Tu primești notificare în platformă că documentul a fost semnat.

Cum partajezi Link-ul Live

• Copiază link-ul din panoul reparației (buton „Copiază Link” sau „Link Public”)
• Trimite prin SMS – dacă ai SMS Gateway (SendSMS sau SMSGate), poți trimite link-ul direct din reparație cu un click
• Trimite pe WhatsApp – apasă manual butonul WhatsApp de pe cardul reparației; se deschide WhatsApp cu mesajul pre-completat (inclusiv link-ul); trimiți tu mesajul
• Cod QR în documente – documentele generate (Fișă Recepție, Proces Verbal) includ cod QR; clientul scanează cu telefonul și ajunge direct pe link-ul live
• Email – incluzi link-ul în orice email către client

Pentru detalii complete, template personalizat și variabile disponibile, vezi Ghidul Link-uri Publice.

Semnături Electronice – Rezumat

Cele 4 documente semnabile (Recepție, Constatare, Predare reparat, Predare nereparat) sunt accesibile clientului prin Link-ul Live. Din platformă poți copia link-ul, trimite SMS cu link-ul sau genera documente cu cod QR. Vezi secțiunea Link-uri Live de mai sus.

Costuri și Structura de Prețuri

Cost Estimativ vs Cost Final

• Cost Estimativ – suma pe care i-o spui clientului la primire (poate fi introdusă în wizard sau la "Diagnostic Finalizat")
• Cost Final – costul real al reparației (piese + manoperă + taxe). Se introduce când predai dispozitivul și marchezi reparația ca finalizată
• Taxă constatare – dacă clientul nu continuă reparația după diagnostic
• Avans încasat – suma luată la primire
• Structura pricing – manoperă, piese, taxă diagnostic, discount, TVA. Totalul se calculează automat
• Costing – costurile reale (achiziție piese, manoperă) pentru analiza profitului în rapoarte

La trecerea în Pregătit pentru Ridicare, când alegi "Finalizat", un formular te ghidează să introduci costul final, reparațiile efectuate și alte detalii.

Notificări WhatsApp și SMS

WhatsApp – Manual

WhatsApp nu trimite mesaje automat. Pe fiecare card de reparație există un buton WhatsApp. Când apeși pe el, se deschide aplicația WhatsApp (sau wa.me) cu un mesaj pre-completat (cod reparație, status, cost, link live etc.). Tu trimiți manual mesajul clientului. Util pentru comunicare rapidă și personalizată.

SMS – Automat (opțional)

Doar SMS-urile pot fi trimise automat la schimbarea statusului. Când avansezi o reparație (ex: la Pregătit pentru Ridicare), poți bifa „Trimite SMS clientului” – dacă ai configurat un gateway SMS, mesajul se trimite automat.

Cum configurezi SMS-ul automat: - Integrare platformă (SendSMS) – serviciu contra cost, configurat în Setări

• SMSGate – aplicație Android instalată pe un telefon ca server SMS; trimite SMS-uri prin rețeaua mobilă

Poți seta template-uri personalizate per status în Setări. De asemenea, poți trimite manual un SMS cu link-ul de semnare din reparație – buton „Trimite SMS” lângă documentele de semnat.

Post-it-uri Digitale și Istoric

Post-it-uri digitale – note rapide asociate reparației (ex: "Sună clientul mâine", "Așteaptă aprobare cost"). Le vezi în panoul de detalii și te ajută să nu uiți acțiuni importante.

Istoric modificări – fiecare schimbare (status, cost, piese, date) este înregistrată cu data, ora și utilizatorul. Poți vedea exact ce s-a întâmplat și când.

Filtrare și Căutare

Cum găsești rapid o reparație

• Tab-uri status – Click pe "Receptionat", "În Diagnostic", "Predat Finalizat" etc. pentru a vedea doar reparațiile din acel stadiu
• Categorie dispozitiv – Filtrează după Telefon, Drone, Laptop, Tabletă etc.
• Căutare – Scrie în bara de căutare: codul reparației (ex: ABC123), numele clientului sau modelul dispozitivului

Filtrele se pot combina – ex: "Predat Finalizat" + "Telefon" + căutare "Samsung".

Generarea Documentelor

Pentru fiecare reparație poți genera:

• Fișă de Recepție – cu semnătură electronică
• Fișă de Constatare – acceptare diagnostic și cost
• Fișă de Predare – reparat sau nereparat
• Certificat Garanție – pentru reparațiile cu garanție
• Documente personalizate – șabloane create de tine

Din panoul de detalii al reparației, click pe "Generează Document" și alege tipul. Documentul se deschide în tab nou (PDF) și poți să-l printezi sau să-l trimiți clientului. Pentru detalii complete, vezi Ghidul Generare Documente.

Productivitate (gsmOS 2.1.x)

Retur Garanție și Reparații Eșuate

Retur garanție: Dacă o reparație predată revine în garanție (aceeași problemă sau alta), creezi o reparație nouă și o marchezi ca "Retur Garanție" – o legi de reparația originală. Sistemul știe că e în garanție și o tratează corespunzător în rapoarte.

Reparații eșuate: Când clientul ridică dispozitivul fără reparație (prea scump, piese indisponibile, nu merită etc.), la trecerea în Pregătit pentru Ridicare alegi "Eșuat". Reparația apare în tab-ul "Predat Eșuat" și folosești Fișa de Predare (nereparat) pentru semnătură.

Sfaturi și Best Practices

Sfaturi pentru Gestionare Eficientă

• Folosește Quick Repair Wizard pentru intrări rapide
• Actualizează statusul regulat – clienții pot urmări progresul prin link public
• Documentează defectul constatat la "Diagnostic Finalizat"
• Folosește semnăturile electronice la recepție și predare pentru protecție legală
• Comandă piese direct din reparație când ai nevoie de aprovizionare
• Adaugă fotografii pentru a documenta starea dispozitivului
• Asignează tehnicianul pentru rapoarte și KPI-uri

Atenție

• Codurile de reparație sunt unice și nu pot fi modificate după creare
• La trecerea în Pregătit pentru Ridicare, trebuie să alegi explicit dacă reparația a fost finalizată sau eșuată – alegerea afectează rapoartele și statisticile
• Documentele generate (PDF) rămân în arhivă chiar dacă ștergi reparația
• Fotografiile ocupă spațiu – recomandăm maxim 4 per reparație

Link-uri Utile

• Ghid Gestionare Clienți – pentru gestionarea clienților
• Ghid Generare Documente – pentru generarea documentelor
• Ghid Link-uri Publice – pentru link-uri și semnături
• Ghid Setări – pentru tehnicieni și personalizări
• Ghid Stoc Piese – pentru gestionarea pieselor
• Ghid Curierat Ecolet – pentru comenzi piese și expedieri

Editare reparație existentă

1. Deschide reparația din /entries (click pe rând sau caută codul).
2. Modifică datele în tab-urile disponibile: client, dispozitiv, defect, costuri, status.
3. Salvează — istoricul modificărilor poate apărea în audit.

Ștergere reparație

• Doar utilizatori cu permisiune delete la modul Reparații.
• Deschide fișa → Șterge → confirmă. Operația poate fi ireversibilă.

Piese înlocuite și comenzi

• Din fișă: adaugă piese din stoc sau creează comandă către furnizor.
• Comenzile apar în /orders.

AWB Ecolet din reparație

1. Asigură integrarea /settings/ecolet.
2. Din fișă: Generează AWB — completează adresa, alege curier.
3. Urmărește status livrare.

Link public și semnături

• Generează link live pentru client — vede status, semnează documente.
• Configurează template: /settings/public-repair-template

Fotografii și documente

• Încarcă poze dispozitiv/defect.
• Generează PDF recepție/constatare/predare din acțiuni document.

Costing și profit

• Introdu cost piese, manoperă, taxe — vezi profit estimat/real la finalizare.