Prezentare Generală
Integrarea cu Dropbox îți oferă backup automat pentru toate documentele importante.
Facturile, XML-urile din SPV, procesele verbale și certificatele de garanție sunt
arhivate automat într-un loc sigur, accesibil de oriunde.
Notă: Acest modul necesită cont Dropbox activ și configurare inițială.
Configurare Inițială
Conectare Dropbox
- Accesează Setări > Dropbox
- Click pe "Conectează Dropbox"
- Autentifică-te în Dropbox: Vei fi redirecționat către pagina de autentificare Dropbox
- Loghează-te cu contul tău Dropbox
- Autorizează accesul aplicației
- Configurare folder: Nume folder pentru facturi (default: "Facturi SPV")
- Organizare subfoldere (după lună, an, client)
- Activează sincronizarea automată
- Salvează configurația
Sfat
Recomandăm să folosești un folder dedicat pentru backup-uri, de exemplu "gsmOS Backup".
Astfel vei păstra organizat și vei putea accesa ușor documentele arhivate.
Tipuri de Documente Arhivate
Facturi
Toate facturile emise prin F-GO sau generate în platformă sunt arhivate automat:
- Facturi proformă
- Facturi oficiale
- Facturi exportate PDF
- Organizare automată după dată/lună
XML-uri SPV
Documentele XML din SPV e-Factura sunt arhivate automat:
- XML-uri primite de la furnizori
- XML-uri emise prin platformă
- Backup complet pentru conformitate ANAF
- Organizare după perioadă
Documente Service
Documentele importante din service sunt arhivate:
- Procese verbale de primire/predare
- Certificate de garanție
- Fișe tehnice
- Documente legate de reparații
Sincronizare Automată
Cum Funcționează
Platforma sincronizează automat documentele:
- În timp real: Documentele noi sunt arhivate imediat
- Bulk sync: Pentru documente existente, se poate rula sincronizare completă
- Verificare periodică: Sistemul verifică documentele noi la intervale regulate
- Retry automat: Dacă sincronizarea eșuează, se reîncearcă automat
Configurare Sincronizare
Poți configura:
- Frecvență sincronizare: Imediat, zilnic, săptămânal
- Tipuri documente: Selectează ce tipuri de documente să fie arhivate
- Organizare: Structură folder-uri în Dropbox
- Notificări: Primești notificări pentru sincronizări importante
Organizare Documente
Structură Folder-uri
Documentele sunt organizate automat în Dropbox:
- Facturi/ YYYY/ (an)
- MM/ (lună)
- Factura_NNNNNN.pdf
- SPV/ XML/
- YYYY/MM/
- XML_NNNNNN.xml
- Service/ Reparatii/
- YYYY/MM/
- COD_REPARATIE.pdf
Personalizare
Poți personaliza structura folder-urilor în setări. Recomandăm păstrarea organizării
după dată pentru ușurință în găsirea documentelor.
Acces Documente
Găsire Rapidă
Poți accesa documentele arhivate în mai multe moduri:
- Din platformă: Click pe link-ul "Vezi în Dropbox" la document
- Direct Dropbox: Accesează folderul configurat în contul tău Dropbox
- Căutare: Folosește căutarea Dropbox pentru găsire rapidă
- Aplicație mobilă: Accesează documentele din aplicația Dropbox pe telefon
Securitate
Securitate Date
Toate documentele sunt sincronizate folosind conexiune criptată SSL/TLS.
Dropbox oferă backup redundant și protecție împotriva pierderii datelor.
Control Acces
Poți controla accesul la documentele arhivate:
- Documentele sunt private în contul tău Dropbox
- Poți partaja folder-uri specifice cu colaboratori
- Poți revoca accesul oricând din setările Dropbox
- Istoric versiuni pentru recuperare documente șterse
Sincronizare Manuală
Sincronizare Completă
Pentru sincronizare manuală a tuturor documentelor:
- Accesează Setări > Dropbox
- Click pe "Sincronizează Acum"
- Așteaptă finalizarea procesului
- Verifică în Dropbox că toate documentele sunt arhivate
Soluționarea Problemelor
Probleme Comune
- Conexiune eșuată: Verifică conectivitatea internet și token-ul Dropbox
- Documente lipsă: Rulează sincronizare manuală completă
- Spațiu insuficient: Verifică spațiul disponibil în contul Dropbox
- Eroare autentificare: Reconectează contul Dropbox în setări